Sənədlərin xaricdə istifadə edilməsi üçün hazırlanması və onlara apostilin verilməsi

APOSTİLİN VERİLMƏSİ VƏ YA LEQALLAŞDIRMA

1. Sənədlərə apostilin verilməsi və ya onun leqallaşdırması nə deməkdir?

 Bir ölkənin ərazisində verilmiş və hüquqi qüvvəyə malik olan sənədlər müvafiq qaydada rəsmiləşdirildikdən sonra digər ölkənin ərazisində istifadə oluna bilər. Hazırda belə rəsmiləşdirmənin iki növü mövcuddur: apostilin verilməsi və konsul leqallaşdırması.

Apostil sənədi imzalamış şəxsin imzasının həqiqiliyini, bu şəxsin hansı qisimdə çıxış etdiyini və lazım gəldikdə həmin sənədə vurulmuş möhür və ya ştampın həqiqiliyini təsdiq edir.

Apostilin özündə edilmiş imza, vurulmuş möhür və ştampın yenidən təsdiq edilməsi və ya leqallaşdırması tələb olunmur.

Konsul leqallaşdırması sənədlərdəki və aktlardakı imzaların həqiqiliyini və bu sənəd və aktların konsulluğun yerləşdiyi dövlətin qanunlarına uyğun olmasını müəyyənləşdirmək və təsdiq etməkdən ibarətdir.

2. Apostilin verilməsi ilə leqallaşdırma arasında fərq nədədir?

 Leqallaşdırma daha uzun müddətli prosedur olaraq bir neçə qurumların təsdiqini zəruri edir.

Leqallaşdırma:

· sənədin istifadə olunması nəzərdə tutulmuş xarici dövlətin konsulluğu tərəfindən təsdiq edilməsini nəzərdə tutur;

· leqallaşdırılmış sənəd yalnız onu rəsmiləşdirmiş dövlətin ərazisində istifadə oluna bilər.

Apostilin verilməsi isə birpilləli prosedur olmaqla sənədin yalnız bir orqan tərəfindən təsdiq olunmasını nəzərdə tutur və həmin sənəd “Xarici rəsmi sənədlərin leqallaşdırılması tələbini ləğv edən” 5 oktyabr 1961-ci il tarixli Haaqa Konvensiyaya üzv olan bütün dövlətlərdə təqdim edilə bilər.

3. Hansı sənədlərə apostil verilir?

Hansı sənədlərə apostilin verilməsini “Xarici rəsmi sənədlərin leqallaşdırılması tələbini ləğv edən” Haaqa Konvensiyanın üzvü olan hər dövlət özü müəyyən edir. Ümumilikdə aşağıdakı sənədlərə apostil verilir:

· dövlət orqanları tərəfindən verilən sənədlər;

· məhkəmə sənədləri;

· notariat qaydasında təsdiq edilmiş sənədlər (o cümlədən hüquqi şəxs tərəfindən verilmiş sənədlərin notariat qaydasında təsdiq edilmiş surət və ya tərcümələri; fiziki şəxsin imzaladığı sənədlər, əgər onun imzası notariat qaydasında təsdiq edilibsə).

4. Hansı orqan tərəfindən sənədlərə apostil verilir?

Ədliyyə Nazirliyi aşağıdakı sənədlərə münasibətdə apostil verilməsi üzrə səlahiyyətli orqan qismində müəyyən edilmişdir:

• məhkəmələrin verdiyi sənədlər;

• prokurorluq orqanlarının sənədləri;

• ədliyyə orqanlarının sənədləri;

• notariat qaydasında təsdiq edilmiş sənədlər;

• vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatına dair sənədlər.

Digər sənədlərə münasibətdə isə apostil verilməsi üzrə səlahiyyətli orqan qismində Xarici İşlər Nazirliyi müəyyən edilmişdir.

5. Hansı orqan tərəfindən sənədin leqallaşdırması

həyata keçirilir?

Konsul leqallaşdırması üzrə funksiyalar Azərbaycan Respublikasında Xarici İşlər Nazirliyinin Konsulluq idarəsi, xarici ölkələrdə Azərbaycan Respublikasının konsulluqları tərəfindən həyata keçirilir.

Sənədin əslinin konsul leqallaşdırması üçün Xarici İşlər Nazirliyinə müraciət edilməlidir.

Sənədin surətinin və ya tərcüməsinin leqallaşdırması üçün ilk növbədə onun surəti və tərcüməsində tərcüməçinin imzasının həqiqiliyi notarius tərəfindən təsdiq edilir. Bu sənəddə notariusun imzasının həqiqiliyi və möhürün həmin notariusa məxsus olması Ədliyyə Nazirliyi tərəfindən təsdiqlənir. Bundan sonra sənəd Xarici İşlər Nazirliyinin Konsulluq idarəsində və ərazisində istifadə olunacaq dövlətin ölkəmizdəki konsulluğunda leqallaşdırılır.

6. Hansı sənədlərə apostil verilmir?

Diplomatik və konsul agentləri tərəfindən tərtib edilmiş sənədlərə, gömrük və kommersiya əməliyyatlarına bilavasitə aid olan inzibati sənədlərə apostil verilmir.

7. Hansı ölkələrdə apostil deyil leqallaşdırma tətbiq edilir?

“Xarici rəsmi sənədlərin leqallaşdırılması tələbini ləğv edən Konvensiya”ya üzv olmayan dövlətlər üçün sənədlərin leqallaşdırılması proseduru tətbiq edilir.

8. Apostilin verilməsi müddəti

 Sənədlər Ədliyyə Nazirliyinə daxil olduqdan 5 iş günü müddətində yoxlanıldıqdan sonra onlara apostil verilir.

Düzgün tərtib olunmamış sənədlər apostil verilmədən qaytarılır.

Apostilin verilməsi üçün təqdim edilmiş sənədlərin əlavə yoxlanılması tələb edildikdə, eləcə də sənədlərin sayı 10-dan artıq olduqda apostilin verilməsi müddəti 5 gün və ya daha artıq müddətə uzadıla bilər.

9. Apostil verilməsi və ya leqallaşdırma üçün sənədlərin verilməsi

Apostilin verilməsi və ya leqallaşdırma sənədin əsli və ya onun notariat qaydasında təsdiq edilmiş surət yaxud tərcüməsinə münasibətdə həyata keçirilə bilər.

Sənəd aşağıdakı qaydada Ədliyyə Nazirliyinə təqdim oluna bilər:

• bilavasitə sənəd sahibi tərəfindən;
• notariat ofisləri vasitəsi ilə;
• “ASAN xidmət” mərkəzləri vasitəsi ilə;
• üçüncü şəxslər tərəfindən.

Apostil verilməsi üçün ərizələrin elektron nüsxəsini Ədliyyə Nazirliyi internet saytının “Dövlət xidmətləri” bölməsində yerləşdirilmiş “Apostil üçün ərizə” elektron xidmətindən yararlanmaqla əldə etmək mümkündür.

10.  Apostilin verilməsi üçün sənədlərə dair tələblər

Apostilin verilməsi üçün təqdim edilən sənədlərə hər hansı əlavə məlumatın daxil edilməsinə, sona qədər tamamlanmamış sətirlərə və digər boş yerlərə xətt çəkilməsinə yol verilmir.

Tərkibi bir neçə vərəqdən ibarət olan sənədlər tikilməli, vərəqlər nömrələnməli, sənədi verən vəzifəli şəxs tərəfindən imzalanmalı və möhürlə təsdiq edilməlidir.

Sənəd, ona rəsmi xarakter və hüquqi qüvvə verilməsi məqsədilə rəsmiləşdirilməlidir. Rəsmiləşdirmə sənədin imzalanması, təsdiq edilməsi, qeydə alınmasıvə ona möhür vurulması vasitəsilə həyata keçirilir.

İmzanın tərkibinə sənədi imzalamış şəxsin vəzifəsinin adı, onun şəxsi imzası, adı və soyadı daxildir. Sənədi imzalamalı olan vəzifəli şəxs müvəqqəti işdə olmadıqda, sənədi onun müavini və ya səlahiyyətlərini icra edən şəxs imzalayır. Bu zaman sənədi imzalamış şəxsin faktiki vəzifəsi, adı və soyadı göstərilməlidir. Sənədi “əvəzinə” sözünü yazmaqla və ya vəzifənin adının qabağına xətt çəkməklə imzalamaq qadağandır.

Qeyd: Qanunvericiliyin tələblərinə uyğun olaraq pozuntu və qaralaması olan, təsdiq edilməmiş əlavələri olan sənədlərin, zədələndiyinə görə mətninin oxunması mümkün olmayan, yaxud karandaşla yazılmış sənədlərin notariat hərəkətlərinin aparılması üçün qəbul edilməsi qadağandır.

Notariat qaydasında təsdiq edilən əqdlərin və sənədlərin mətnləri aydın və dürüst yazılmalı, sənədin mətninə aid olan tarixlər və müddətlər heç olmasa bir dəfə sözlərlə, hüquqi şəxslərin adları isə onların orqanlarının ünvanını göstərməklə ixtisarsız yazılmalıdır.

Fiziki şəxslərin adı, soyadı və atasının adı tam yazılmalı, onların yaşayış yeri göstərilməlidir.

Əgər bir neçə vərəqdə ifadə olunmuş sənədlər nömrələnməmiş, qaytanlanmamış, vəzifəli şəxsin imzası ilə və sənədi verən idarənin, müəssisəsinin və təşkilatın möhürü ilə təsdiq edilməmişsə, bu sənədlər də qəbul edilmir.

11.  Apostilin verilməsi və ya leqallaşdırma üçün dövlət rüsumu

Bir sənədə apostilin verilməsinə görə dövlət rüsumu 10 manat təşkil edir.

Leqallaşdırma üçün təqdim olunan sənədin təsdiqinə görə dövlət rüsumu nəzərdə tutulmamışdır.

Dövlət rüsumunun dövlət büdcəsinə nağd şəkildə ödənilməsi barədə ödəyiciyə müəyyən edilmiş formada bank və ya poçt qəbzinin əsli, elektron ödəmə sistemləri, o cümlədən internet vasitəsilə ödənildikdə müvafiq ödəmə sistemindən çıxarış, ödəyicinin hesabından köçürüldükdə isə ödənişin icrasını təsdiqləyən bank və ya poçt sənədi verilir.

Sənədə apostil verilməsinə görə dövlət rüsumu həmçinin Ədliyyə Nazirliyi internet saytının “Dövlət xidmətləri” bölməsində yerləşdirilimiş “Notariat hərəkətləri, apostilin verilməsi və vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatı ilə əlaqədar ödənişlərin internet vasitəsilə ödənilməsi” elektron xidməti vasitəsi ilə ödənilə bilər.

12. Apostil verilməsi üçün sənədin hazırlanması və təqdim edilməsində səlahiyyətli olan qurumların siyahısı:

13. “Xarici rəsmi sənədlərin leqallaşdırılması tələbini ləğv edən Konvensiya”ya üzv olan dövlətlər

“Xarici rəsmi sənədlərin leqallaşdırılması tələbini ləğv edən Konvensiya”ya üzv olan dövlətlərin siyahısı Beynəlxalq Xüsusi Hüquq üzrə Haaqa Konfransının rəsmi internet saytında (https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/authorities1/?cid=41) yerləşdirilmişdir.

1. Albaniya

2. Almaniya

3. Amerika Birləşmiş Ştatları

4. Andorra

5. Antiqua və Barbuda

6. Argentina

7. Avstraliya

8. Avstriya

9. Azərbaycan

10. Baham

11. Barbados

12. Belarus

13. Belçika

14. Beliz

15. Bəhreyn

16. Boliviya

17. Bolqarıstan

18. Bosniya və Hersoqovina

19. Botsvana

20. Böyük Britaniya

21. Braziliya

22. Bruney

23. Burundi

24. Cənubi Afrika

25. Çex Respublikası

26. Çili

27. Çin (Hong Kong)

28. Çin (Makao)

29. Danimarka

30. Dominika

31. Dominikan Respublikası

32. Ekvador

33. El Salvador

34. Estoniya

35. Esvatini (2018-ci ilədək Svazilend)

36. Fici

37. Filippin

38. Finlandiya

39. Fransa

40. Gürcüstan

41. Hindistan

42. Honduras

43. Xorvatiya

44. İrlandiya

45. İslandiya

46. İsrail

47. İspaniya

48. İsveç

49. İsveçrə

50. İtaliya

51. Kabo Verde

52. Kipr

53. Kolumbiya

54. Kosta Rika

55. Koreya

56. Kosovo

57. Kuk Adaları

58. Qayana

59. Qazaxıstan

60. Qırğızıstan

61. Qrenada

62. Qvatemala

63. Latviya

64. Lesoto

65. Liberiya

66. Lixtenşteyn

67. Litva

68. Lüksemburq

69. Macarıstan

70. Makedoniya

71. Malavi

72. Malta

73. Marşal Adaları

74. Mauritius

75. Meksika

76. Mərakeş

77. Moldova

78. Monako

79. Monqolustan

80. Montenegro

81. Namibiya

82. Niderland

83. Nikaraqua

84. Niue

85. Norveç

86. Oman

87. Özbəkistan

88. Palau

89. Panama

90. Paraqvay

91. Peru

92. Polşa

93. Portuqaliya

94. Rumıniya

95. Rusiya

96. Samoa

97. San Marino

98. Sao-Tome və Prinsipi

99. Sen Kits və Nevis

100. Sent-Lusiya

101. Serbiya

102. Sent Vinsent və Qrenadin

103. Seyşellər

104. Slovakiya

105. Sloveniya

106. Surinam

107. Şimali Makedoniya

108. Tacikistan

109. Tonqa

110. Trinidad və Tobaqo

111. Tunis

112. Türkiyə

113. Ukrayna

114. Uruqvay

115. Vanuatu

116. Venesuella

117. Yaponiya

118. Yeni Zelandiya

119. Yunanıstan

Qeyd:Almaniya Federativ Respublikasının “Xarici rəsmi sənədlərin leqallaşdırılması tələbini ləğv edən Konvensiya”nın iştirakçısı olduğuna baxmayaraq həmin ölkəyə münasibətdə apostilin verilməsi deyil leqallaşdırma qaydası tətbiq edilir.

14. Elektron Apostil Proqramı

Dünya ölkələrinin qlobal rəqəmsallaşma dövründə “Xarici rəsmi sənədlərin leqallaşdırılması tələbini ləğv edən Konvensiya”nın tətbiqində aktuallığın qorunub saxlanılması məqsədi ilə Beynəlxalq Xüsusi Hüquq haqqında Haaqa Konfransı qəbul etdiyi qərar və tövsiyələrdə Konvensiyaya üzv dövlətlərin “Elektron Apostil Proqramı”nın tətbiqinə çağırır. “Elektron Apostil Proqramı”nın komponenti olan apostillərin elektron reyestri Konvensiyaya 41 üzv dövlətlərdə, o cümlədən Azərbaycanda aparılır. Belə ki, həmin reyestr verilmiş apostilin həqiqiliyini elektron qaydada yoxlamaq imkanını yaradır. Apostillərin elektron reyestrinə Haaqa Konfransının rəsmi internet səhifəsi (www.hcch.net) üzərindən müraciət etmək mümkündür. Azərbaycanda verilmiş apostillərin yoxlanılması həmçinin Ədliyyə Nazirliyi internet saytının “Dövlət xidmətləri” bölməsində təqdim edilmiş “Apostillərin elektron reyestrindən məlumatın əldə edilməsi” elektron xidməti vasitəsi ilə mümkündür.

15. Apostil verilməsini həyata keçirən Ədliyyə Nazirliyinin Qeydiyyat və notariat baş idarəsinin əlaqə məlumatları:

Ünvan: Bakı şəhəri, Azadlıq prospekti 72.

Telefon: (0-12) 404-42-30, (0-12) 404-42-81.

16. Sənədlərin Ədliyyə Nazirliyinin Qeydiyyat və notariat baş idarəsində qəbulu və təhvil verilməsi vaxtı

Sənədlərə apostil verilməsi ilə bağlı onların Qeydiyyat və notariat baş idarəsində qəbulu, habelə təhvil verilməsi iş günləri 15.00-17.00 saatlarında həyata keçirilir.

Qeyd: Koronavirus (COVİD-19) infeksiyasının yayılmasının qarşısının alınması məqsədi ilə ölkədə tətbiq edilən xüsusi rejim və sanitariya-epidemioloji qaydalarının tələblərindən irəli gələrək vətəndaşların bilavasitə baş idarədə qəbulu müvəqqəti olaraq dayandırılmşdır.