Doğum qeydiyyatı
Ölkəmizdə kargüzarlıq işinin düzgün aparılmasına çox ciddi önəm verilir, bu sahədə işlər təkmilləşdirilərək çağdaş dövrdə artıq rəqəmsal texnologiyalardan istifadə olunur. Yerli özünüidarənin düzgün və səmərəli həyata keçirilməsi bələdiyyələrdə kargüzarlıq işinin tələb olunan səviyyədə qurulmasından çox asılıdır. Hər bir təşkilatda olduğu kimi, bələdiyyələrdə də fəaliyyətin düzgün sənədləşdirilməsi, sənədlərin lazımi səviyyədə qorunub saxlanılması və arxivləşdirilməsi ümumi işin çox mühüm tərkib hissəsidir. Sənədlərin düzgün arxivləşdirilməsi vətəndaşların hüquqları və qanuni mənafeləri, gələcəkdə yarana biləcək torpaq, əmlak və digər mübahisələrin obyektiv, ədalətli həlli baxımından cox vacibdir.
Kargüzarlıq işi ümumilikdə qurumun bütün sahələr üzrə sənəd dövriyyəsini əhatə edir. Bunlara kargüzarlıq işinin təşkilinin və müvafiq qeydiyyat kitablarının qanunvericiliyə uyğun aparılması, daxil olan və göndərilən sənədlərin qeydiyyat kitablarına düzgün qeyd edilməsi, iclas protokollarının qeydiyyat kitabı, o cümlədən qeydiyyat kitablarının tikilməsi, səhifələnməsi və möhürlənməsi məsələləri daxildir.
Vətəndaşların müraciətləri üzrə kargüzarlıq işi istisna olmaqla, bələdiyyələrdə kargüzarlıq işi ayrıca normativ hüquqi aktla tənzimlənmədiyi üçün bəzi məsələlərin həllində anoloji qaydalar tətbiq oluna bilər. Bu baxımdan, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 27 sentyabr 2003-cü il tarixli 935 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş “Dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında kargüzarlığın aparılmasına dair” Təlimat bir sıra məsələlər üzrə (kargüzarlığın anlayışı, kargüzarlıq xidmətinin vəzifəsi və s.) əsas götürülür.
Təlimata əsasən kargüzarlıq - təşkilatın, öz vəzifələrini həyata keçirməsi ilə əlaqədar sənədləşdirmə və sənədlərlə işin təşkili üzrə fəaliyyətidir.
Həmin Təlimatın 4-cü bəndinə görə isə kargüzarlıq xidmətinin əsas vəzifələri aşağıdakılardır:
-poçt, elektron poçt, faks, telefonoqram, feldyeger rabitəsi vasitəsilə və kargüzarlıq xidmətinə bilavasitə daxil olan sənədləri qəbul etmək, qeydə almaq, aidiyyəti üzrə bölüşdürmək və icraçılara çatdırmaq;
-sənədləri göndərmək;
-sənədlərin icra müddətinə, bu Təlimatın tələblərinə uyğun tərtibinə və arxivləşdirilməsinə nəzarət etmək;
-icra edilmiş sənədləri struktur bölmələrindən tələb etmək;
-sənədlərin surətlərini çıxarmaq, çoxaltmaq və stenoqrafiya işlərini həyata keçirmək;
-sənədləri işlərin nomenklaturu üzrə formalaşdırmaq və arxivə təhvil vermək;
-sənədləri qoruyub saxlamaq və xidməti zərurətlə əlaqədar onlardan istifadəni təmin etmək;
-kargüzarlığın müntəzəm surətdə təkmilləşdirilməsi məqsədi ilə təşkilatın bütün fəaliyyət sahələrində kargüzarlıq işinə metodik rəhbərliyi həyata keçirmək, kargüzarlığı aparan işçilərin peşə hazırlığını artırmaq;
-tabe təşkilatlarda kargüzarlığın aparılmasına nəzarət etmək.
Təlimatda həmçinin elektron sənədlərlə bağlı kargüzarlığın aparılmasının xüsusiyyətləri də öz əksini tapmışdır. Sənəd elektron formada qəbul edildikdə, təşkilat aşağıda göstərilən informasiya sistemini tətbiq etməlidir:
-elektron sənədin yaradılması;
-rekvizitlərin və gücləndirilmiş elektron imzanın əlavə edilməsi;
-elektron sənədin göndərilməsi;
-elektron sənədin həqiqiliyinin yoxlanılması;
-elektron sənədin alınmasının təsdiqi;
-daxil olan və ya göndərilən elektron sənədin qeydiyyatı;
-elektron sənədin yaradılması, qeydə alınması, göndərilməsi və saxlanılması zamanı kollektiv işin təmin edilməsi;
-elektron sənədin icrasına nəzarət;
-elektron sənədin axtarışı;
-elektron sənədin saxlanılması.
-elektron sənədlərin və onların arxivlərinin saxlanılması.
Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 23 iyun 2016-cı il tarixli 951 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş "Dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlığın aparılmasına nəzarətin həyata keçirilməsi Qaydası"nın 1.3-cü bəndinə əsasən bələdiyyə orqanlarında, bələdiyyə mülkiyyətində olan və ya paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi bələdiyyəyə məxsus olan hüquqi şəxslərdə vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlığın aparılmasına nəzarətin həyata keçirilməsi "Bələdiyyələrin fəaliyyətinə inzibati nəzarət haqqında" Azərbaycan Respublikasının Qanunu ilə tənzimlənir.
Bələdiyyələrdə vətəndaşların müraciətləri üzrə kargüzarlıq işinin təşkili, onun qanunvericiliyə uyğun həyata keçirilməsi də olduqca böyük önəm daşıyır.
“Bələdiyyələrin statusu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 30-cu maddəsində bələdiyyələrdə müraciətlərə baxılmasının ümumi qaydaları öz əksini tapmışdır. Vətəndaşların bələdiyyələrə, bələdiyyə orqanlarına və onların vəzifəli şəxslərinə fərdi və kollektiv surətdə müraciət etmək hüququ vardır. Bələdiyyələr, bələdiyyə orqanları və onların vəzifəli şəxsləri vətəndaşların müraciətlərinə mahiyyəti üzrə bir ay ərzində cavab verməlidirlər. Bələdiyyələr torpaq sahəsi əldə etmək istəyən hüquqi və fiziki şəxslərin ərizələrinə 10 gün müddətində baxırlar. Bələdiyyələr hüquqi və fiziki şəxslərin yerli vergilər və ödənişlərlə bağlı borcları barədə onların yazılı müraciəti əsasında, 1 iş günü müddətində arayış verirlər.
Vətəndaşların müraciətləri üzrə kargüzarlığın təşkili məsələləri Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 23 iyun 2016-cı il tarixli 950 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş “Dövlət və bələdiyyə orqanlarında, dövlət və ya bələdiyyə mülkiyyətində olan və ya paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə və ya bələdiyyəyə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlığın aparılması qaydası” ilə ətraflı tənzimlənmişdir. Qaydada bələdiyyələrdə vətəndaşların müraciətləri üzrə kargüzarlığın təşkili, o cümlədən digər fiziki və hüquqi şəxslərin təklif, ərizə və şikayətlərinin qəbulu, qeydiyyata alınması, baxılması, cavablandırılması və arxivləşdirilməsi ilə bağlı kargüzarlığın aparılması məsələləri öz əksini tapmışdır.
Bələdiyyələr, bələdiyyə orqanları və onların vəzifəli şəxsləri vətəndaşların müraciətlərinə mahiyyəti üzrə 15 iş günü ərzində cavab verməlidirlər. Vətəndaşların bələdiyyələrə, bələdiyyə orqanlarına və onların vəzifəli şəxslərinə müraciətlərinə cavab verilməsi müddətlərinin və qaydasının pozulması “Vətəndaşların müraciətləri haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununa əsasən məsuliyyətə səbəb olur.
“Vətəndaşların müraciətləri haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 7-ci maddəsinə görə müraciətə baxan subyektlər və onların vəzifəli şəxsləri verilən yazılı müraciətləri mütləq qəbul etməli, qeydiyyata almalı və onlara baxılmasını təmin etməlidirlər. Bu Qanunun tələblərinə uyğun olaraq verilən müraciəti qəbul etməkdən imtina qadağandır. Vətəndaşın müraciətinə onun daxilolma tarixi və qeydiyyat nömrəsi qoyulur. Müraciət edən şəxsin tələbi ilə ona müraciətin qeydiyyat nömrəsi, tarixi və onun icraçısına dair məlumat bildirilir. Vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlıq Azərbaycan Respublikası Prezidentinin müəyyən etdiyi qaydada aparılır və müraciətə baxan subyektin rəhbəri tərəfindən təmin edilir.
Vətəndaşların müraciətlərinə baxılması ilə bağlı bələdiyyələrin üzərinə qoyulmuş vəzifələr, həmçinin bələdiyyə sahəsində idarəçiliyin həyata keçirilməsi ilə bağlı qanunla müəyyən edilmiş başqa vəzifələr bələdiyyələrdə kargüzarlıq işinin daha keyfiyyətli aparılmasını zəruri etmişdir.
Bələdiyyələrə məxsus daşınmaz əmlakın mülki dövriyyəyə geniş cəlb edilməsini nəzərə alaraq hər bir bələdiyyədə daşınmaz əmlakın mülkiyyətə, icarəyə və ya istifadəyə verilməsi ilə əlaqədar müqavilələrin xüsusi kitablarda reysterinin aparılması və müqavilələrin bələdiyyələrdə saxlanılan nüsxəsinin xüsusi qovluqlarda saxlanılması zəruridir.
Qovluqların düzgün formalaşdırılması, sənədlərin tez tapılmasının təmin edilməsi, işlərin sistemləşdirilməsi və uçotu, onların saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi və gələcəkdə arxivə lazımi səviyyədə təhvil verilməsi məqsədi ilə hər il təşkilatın işlərinin ümumi nomenklatur siyahısı tərtib edilir. İş nomenklaturunu struktur bölmələrinin təkliflərini nəzərə almaqla kargüzarlıq xidməti tərtib edir, təşkilat rəhbəri isə təsdiq edir. Növbəti ilə adlayan işlər istisna olmaqla, bir ilin bütün sənədləri qovluqlarda formalaşdırılır. Bu qovluqdakı vərəqlərin sayı 200-250-dən çox olmamalıdır. Sənədlər qovluqda bir nüsxədə tikilir.
«Milli arxiv fondu haqqında» Azərbaycan Respublikası Qanununun 5-ci maddəsinə əsasən idarəetmə sənədləri də milli arxiv fonduna daxil edilən sənədlərə aiddir. Lakin həmin sənədlər milli arxiv fonduna verilənədək idarə arxivlərində müvəqqəti mühafizə olunmalıdır. Yerli özünüidarə orqanlarının sənədləri üçün bu müddət 5 il nəzərdə tutulmuşdur. Sənədlərin müvafiq idarələrdə müvəqqəti saxlanılma müddəti bitdikdən sonra onlar müəyyən edilmiş qaydada dövlət arxivinə təhvil verilməlidir.
Bələdiyyələrin fəaliyyətinin təşkil edilməsinə kömək etmək, kargüzarlıq işinin təşkili və sənədlərin arxivləşdirilməsi işinin daha da yaxşılaşdırılması və qanunvericiliyin tələblərinə uyğunlaşdırılması məqsədilə Bələdiyyələrlə iş mərkəzinin və regional ədliyyə idarələrinin əməkdaşları tərəfindən pandemiya tələblərinə əməl edilmək şərtilə bələdiyyələrdə mütəmadi kargüzarlığın və arxiv işinin təşkili işi yerində öyrənilərək mövcud çatışmazlıqlarla bağlı onlara köməklik göstərilir. Bu sahədə mövcud problemlər aşağıdakılardır:
ü Sənədlərin qeydiyyat kitablarının Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 27 sentyabr 2003-cü il tarixli 935 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş “Dövlət
orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında kargüzarlığın aparılmasına dair Təlimat”a uyğun aparılmaması;
Nomenklatur qaydalara əməl edilməməsi;
İşlərin sistemləşdirilməsi və uçotunun aparılmaması;
Bələdiyyələrdə saxlanılan sənədlərin saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməməsi;
Bələdiyyələrin inzibati binalarında sənədlərin saxlanması üçün Arxiv otaqlarının təşkil edilməməsi;
Bələdiyyələr tərəfindən arxiv sənədlərinin Dövlət Arxivinə təhvil verilməməsi;
Bələdiyyələrdə kargüzarlıq işini aparan peşəkar kadrların çatışmazlığı və s.
Göstərilənlərə əsasən mövcud problemlərin aradan qaldırılması üzrə səy göstərilməsinə, kargüzarlıq işini aparan işçilərin peşə hazırlığının artırılmasına, kargüzarlığın müntəzəm surətdə təkmilləşdirilməsi məqsədi ilə bütün fəaliyyət sahələrində kargüzarlıq və sənəd dövriyyəsinin təşkili ilə bağlı müəyyən edilən qaydalara düzgün riayət edilməsinə, bələdiyyə üzvləri və qulluqçuları tərəfindən bu sahədə qanunvericiliyin tələblərinin dərindən öyrənilməsinə və düzgün tətbiqinə diqqətin artırılması tövsiyə olunur.
Bələdiyyələrlə iş mərkəzi
